Statuten en Huishoudelijk Reglement van de Van der Neut-en Vereniging, gevestigd te Eindhoven

STATUTENVASTLEGGING VERENIGING

Heden, de veertiende december negentienhonderd-negenennegentig, verschenen voor mij, mr. CORNELIS ANTONIUS VAN HERPEN, notaris te Veldhoven:

COMPARITIE

De heer DIRK VAN DER NEUT, zich legitimerende door middel van zijn rijbewijs, nummer ………., zonder beroep, geboren te Alphen aan den Rijn op vier juni negentienhonderd dertig, wonende te HAZERSWOUDE, Rijndijk 257-a, (postcode 2394 CE) , gehuwd;
De heer DIRK VAN DER NEUT, zich legitimerende door middel van zijn paspoort, nummer ………., zonder beroep, geboren te Lemsterland op elf juni negentienhonderd zesendertig, wonende te EINDHOVEN, Venuslaan 167, (postcode 5632 HC) , gehuwd;
De heer JAN VAN DER NEUT, zich legitimerende door middel van zijn rijbewijs, nummer ………., administratieconsulent, geboren te Amsterdam op eenendertig januari negentienhonderd zevenenveertig, wonende te AMSTERDAM, Anne Kooistrahof 72, (postcode 1106 WH), gehuwd.

PRAEMISSE

De comparanten verklaarden bij deze akte op te richten een vereniging en daarvoor de navolgende statuten te willen vaststellen.

VASTSTELLING IDENTITEIT

De comparanten zijn mij, notaris, bekend.
De identiteit van de comparanten is door mij, notaris, aan de hand van de hiervoor gemelde en daartoe bestemde documenten vastgesteld.
Waar in deze akte is vermeld ongehuwd of nimmer gehuwd geweest is daaronder tevens begrepen het niet geregistreerd zijn of als zodanig geregistreerd zijn geweest in de zin van de artikelen 80a en volgende Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek.

Uitgave oktober 2001

STATUTEN

NAAM EN ZETEL

ARTIKEL 1

De vereniging draagt de naam VAN DER NEUT-EN VERENIGING.
Zij is gevestigd te EINDHOVEN.

DOEL

ARTIKEL 2

De vereniging heeft ten doel onderzoek naar de stambomen van de families Van der Neut en de relatie tot het wapen in de Sint Bavo kerk te Haarlem, zulks in de meest ruime zin.
Zij tracht dit doel te bereiken – hetzij zelfstandig – hetzij door samenwerking casu quo onderhouden van contacten met soortgelijke verenigingen of organisaties – onder meer door het raadplegen van archivarissen en al hetgeen verder voor het bereiken van gemeld doel bevorderlijk kan zijn.

DUUR

ARTIKEL 3

De vereniging wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

LEDEN

ARTIKEL 4

Leden van de vereniging kunnen zijn natuurlijke personen, die de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt en die zich als zodanig bij het bestuur hebben aangemeld. Het bestuur beslist over de aanvrage tot toelating.

EINDE LIDMAATSCHAP

ARTIKEL 5

Het lidmaatschap eindigt:
a. door overlijden van het lid;
b. door schriftelijke opzegging door het lid, deze kan te allen tijde geschieden zonder inachtneming van een opzeggingstermijn;
c. door schriftelijke opzegging door het bestuur van de vereniging; deze kan geschieden, wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap te voldoen, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
d. door ontzetting (royement), welke door het bestuur wordt uitgesproken, doch uitsluitend wanneer een lid handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Ingeval van een dergelijke ontzetting wordt de betrokkene ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgaaf van redenen in kennis gesteld; hem staat binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving van het besluit tot ontzetting beroep open op de ledenvergadering; gedurende die beroepstermijn en hangende het beroep is het betrokken lid geschorst.
Wanneer een lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft niettemin de jaarlijkse contributie voor het geheel verschuldigd.
Het bestuur heeft te allen tijde de bevoegdheid de aan het lidmaatschap verbonden rechten geheel of ten dele te schorsen, indien en voorzolang een lid in gebreke blijft in de nakoming van zijn financiële- of andere verplichtingen – jegens de vereniging. Een schorsing, die niet binnen zes maanden gevolgd wordt door opzegging of ontzetting, eindigt van rechtswege door het verloop van die termijn.

RECHTEN EN PLICHTEN DER LEDEN

ARTIKEL 6

De leden hebben het recht van de door de vereniging geboden faciliteiten gebruik te maken en deel te nemen aan de door of namens haar georganiseerde evenementen en activiteiten. Een en ander moet geschieden overeenkomstig de bestaande of nog te maken reglementen, besluiten en gebruiken en eventueel onder de voorwaarden als door het bestuur ter zake zijn of zullen worden gesteld.
De door de leden verschuldigde contributie en overige bijdragen als entreegeld worden vastgesteld door de ledenvergadering. De leden kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende contributie of bijdrage betalen.
Het bestuur houdt een register aan, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
Mits met goedkeuring van de ledenvergadering is het bestuur bevoegd in naam van de leden rechten te bedingen en verplichtingen aan te gaan.

BESTUUR

ARTIKEL 7

Het bestuur bestaat uit minimaal drie leden. De bestuursleden worden benoemd, geschorst of ontslagen door de ledenvergadering. Een bestuurslid kan te allen tijde ook zelf ontslag nemen. Het einde van het lidmaatschap houdt tevens het einde in van het bestuurslidmaatschap. De benoeming van een bestuurslid geschiedt door en uit de leden.
Een te benoemen bestuurslid moet ten minste de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt.
Jaarlijks treden twee bestuursleden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Nieuwbenoemde bestuursleden nemen op het rooster van aftreden de plaats van hun voorganger in.
De benoeming van bestuursleden kan geschieden uit een of meer bindende voordrachten (kandidaatstellingen). Tot het opmaken van zodanige voordrachten zijn bevoegd zowel bestuur als vijf leden. De voordracht door het bestuur wordt bij de oproeping voor de ledenvergadering medegedeeld. Een voordracht van vijf of meer leden moet ten minste drie dagen voor de betreffende ledenvergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
Bij een vacature in het bestuur wordt daarin voorzien in de eerstvolgende ledenvergadering. Indien het aantal bestuursleden beneden het in artikel 7 lid 1 vermelde getal is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Zodra het aantal bestuursleden echter is gedaald tot twee, is het bestuur verplicht zo spoedig mogelijk een ledenvergadering te beleggen, waarin de voorziening in de open plaatsen aan de orde komt.
De voorzitter van het bestuur wordt door de ledenvergadering in functie gekozen. De overige bestuursleden verdelen onderling de functies van vice-voorzitter, secretaris, penningmeester en lid/leden. Tevens worden vervangers aangewezen voor de respectieve functies van secretaris en penningmeester.
Bestuursbesluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Een geldig besluit kan slechts genomen worden, wanneer meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Een bestuurslid kan zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander bestuurslid doen uitbrengen. De secretaris draagt er zorg voor, dat de genomen besluiten worden genotuleerd. Deze besluitenlijst wordt door het bestuur vastgesteld.
Bestuursvergaderingen worden gehouden zo vaak als de voorzitter of twee andere bestuursleden dit nodig vinden. Als regel wordt er elke twee maanden een bestuursvergadering gehouden.

VERTEGENWOORDIGING EN BEVOEGDHEID

ARTIKEL 8

De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het bestuur en daarnaast door de voorzitter casu quo vice-voorzitter te zamen met hetzij de secretaris hetzij de penningmeester. Ter zake van het ontvangen en uitgeven van geld dient voor de interne verhouding de vereniging vertegenwoordigd te worden door de voorzitter te zamen met de penningmeester. Ingeval van ontstentenis van de voorzitter, de secretaris of de penningmeester, treedt diens plaatsvervanger op.
Het bestuur is, mits met voorafgaande goedkeuring van de ledenvergadering, bevoegd tot het aangaan van rechtshandelingen als bedoeld in artikel 44 lid 2 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

COMMISSIES

ARTIKEL 9

Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur worden benoemd.

LEDENVERGADERINGEN

ARTIKEL 10

Ten minste eenmaal per jaar wordt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een ledenvergadering gehouden (de Jaarvergadering).
De agenda van de jaarvergadering bevat ten minste de volgende punten:
a. eventuele verkiezing van bestuursleden;
b. jaarverslag door het bestuur over het afgelopen boekjaar;
c. rekening en verantwoording door het bestuur over het beleid, zoals in het afgelopen boekjaar gevoerd;
d. verslag van de bevindingen van de kascommissie;
e. benoemlng kascommissie;
f. rondvraag;
De kascommissie moet bestaan uit tenminste twee leden, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt daarna aan de ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.
Tevens worden in deze vergadering voorstellen behandeld welke door het bestuur zijn gedaan of door ten minste vijf leden (of zoveel minder als te zamen bevoegd zijn een tiende gedeelte van de stemmen in een ledenvergadering uit te brengen). Laatstbedoelde voorstellen moeten ten minste tien dagen voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Een en ander geldt ook voor buitengewone ledenvergaderingen.
Buitengewone ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit nodig oordeelt. Buitengewone ledenvergaderingen kunnen ook worden gehouden op verzoek van te minste tien leden of zoveel minder als te zamen bevoegd zijn een tiende gedeelte van de stemmen in de ledenvergadering uit te brengen. Zodanig verzoek moet schriftelijk aan het bestuur worden gedaan onder opgave van de te behandelen onderwerpen. Het bestuur is alsdan verplicht tot het bijeenroepen van een buitengewone ledenvergadering op een termijn van niet langer dan vier weken, bij gebreke waarvan de verzoekers bevoegd zijn zodanige ledenvergaderingen zelf bijeen te roepen, doch uitsluitend ter behandeling van de onderwerpen in het verzoek vermeld.
Ieder lid heeft toegang tot de ledenvergadering en heeft de bevoegdheid aldaar het woord te voeren en voorstellen te doen.
Ieder lid heeft een stem.
Een stem kan niet door een gemachtigde worden uitgebracht.

WIJZE VAN BIJEENROEPEN VAN LEDENVERGADERINGEN

ARTIKEL 11

De leden der vereniging worden tot alle ledenvergaderingen door het bestuur ten minste zeven dagen tevoren schriftelijk opgeroepen. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van de leden volgens het ledenregister bedoeld in artikel 6. De oproeping dient tevens de agenda der vergadering te vermelden. ,
Indien aan een verzoek, als bedoeld in het voorgaande artikel onder 5, binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot bijeenroeping overgaan overeenkomstig het bepaalde in het vorige lid of bij advertentie in een ter plaatse, waar de vereniging is gevestigd, veel gelezen dag- of weekblad of een adequate annoncering via de betreffende media.
Ingeval van statutenwijziging gelden bovendien de voorschriften vervat in artikel 15.

ORDE VAN DE VERGADERING

ARTIKEL 12

De ledenvergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van het bestuur en bij zijn afwezigheid door een der overige bestuursleden.
Alle besluiten van de ledenvergadering worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen, behoudens het hierna in artikel 15 bepaalde.
Ongeldige en blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling, tenzij de voorzitter of de ledenvergadering anders besluit.
Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Heeft bij stemming over personen niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen, die de meeste stemmen op zich verenigden. Indien bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.
Van het verhandelde in alle ledenvergaderingen worden door de secretaris van het bestuur notulen gehouden.

GELDMIDDELEN

ARTIKEL 13

De inkomsten der vereniging bestaan uit contributies, entreegelden, subsidies, opbrengsten van de te ondernemen activiteiten en toevallige baten.

VERENIGINGSJAAR

ARTIKEL 14

Het verenigingsjaar (boekjaar) is gelijk aan het kalenderjaar.

STATUTENWIJZIGING

ARTIKEL 15

Deze statuten kunnen worden gewijzigd bij besluit van de ledenvergadering, genomen met een meerderheid van ten minste twee derde van het aantal der uitgebrachte geldige stemmen.
Op de agenda van de betreffende vergaderlng moet zijn vermeld, dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld. De termijn van oproeping tot zodanige vergadering bedraagt ten minste zeven dagen.
Zij, die de oproeping voor die vergadering hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag, waarop de vergadering wordt gehouden.
Een statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt.

ONTBINDING

ARTIKEL 16

De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de ledenvergadering. Het bepaalde in de leden 1 en 2 van het voorgaande artikel is van overeenkomstige toepassing.
Ingeval van ontbinding wordt de bestemming van een eventueel batig saldo vastgesteld bij besluit van de ledenvergadering.
Tevens wijst de ledenvergadering de vereffenaars aan.

REGLEMENTEN

ARTIKEL 17

De ledenvergadering kan één of meer reglementen vaststellen, waarin huishoudelijke zaken en andere onderwerpen worden geregeld, welke niet in de statuten zijn vervat of welke een nadere regeling behoeven.
Zodanige reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met deze statuten.

SLOTBEPALING

In alle gevallen, waarin de wet, de statuten of de reglementen niet voorzien, beslist het bestuur.

SLOTVERKLARING

Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 7 van deze statuten, worden bij deze benoemd:

a. tot voorzitter, de comparant sub I voornoemd;
b. tot secretaris, de comparant sub II voornoemd;
c. tot penningmeester, de comparant sub III voornoemd;
d. tot vice-voorzitter, de heer WILHELMUS JACOBUS VAN DER GEEST, zelfstandig ondernemer, geboren te ‘s-Gravenhage op een maart negentienhonderd vierenvijftig, wonende te ‘s-GRAVENHAGE, Winkelstede 92, (postcode 2543 BS) , gehuwd;
e. tot lid, de heer ANTOON VAN DER NEUT, archiefmedewerker, geboren te Alphen aan den Rijn op tweeentwintig juli negentienhonderd zesenveertig, wonende te ALPHEN AAN DEN RIJN, Ruisdaelstraat 56, (postcode 2406 TG) , ongehuwd.

WAARVAN AKTE,

is opgemaakt en verleden te Veldhoven, op de datum als in het begin van deze akte gemeld.
De inhoud van deze akte is aan de verschenen personen opgegeven en toegelicht.
De verschenen personen hebben verklaard tijdig voor het verlijden van deze akte van de inhoud van deze akte te hebben kennis genomen, met de inhoud daarvan in te stemmen en op volledige voorlezing van deze akte geen prijs te stellen.
Vervolgens is onmiddellijk na beperkte voorlezing deze akte door de verschenen personen en mij; notaris, ondertekend.
Volgen de handtekeningen.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

INLEIDING

Het Huishoudelijk Reglement is de handleiding voor leden en bestuur om de activiteiten van de vereniging ordelijk te laten verlopen. Het is daarom van belang dat ieder lid kennis neemt van haar inhoud.

DOELSTELLING

ARTIKEL 1

De vereniging tracht haar doel langs wettige weg te bereiken door:

het uitgeven van een verenigingsorgaan;
het geven van informatie over genealogie;
het doen van stamboomonderzoek;
het leggen en onderhouden van contacten met instanties en organisaties in binnen- en buitenland;
het bevorderen van publiciteit en het uitgeven van publicaties;
het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek op voormeld terrein;
het aanwenden van overige middelen die voor het doel van de vereniging bevorderlijk zijn;
het ontwerpen en onderhouden van een website met informatieve pagina’s op internet.

REDACTIE VERENIGINGSORGAAN

ARTIKEL 2

De redactieleden worden zo mogelijk op voordracht van de zittende redactie benoemd door het bestuur.

LIDMAATSCHAP

ARTIKEL 3

leder die zich aanmeldt voor het lidmaatschap en de contributie op tijd betaalt, kan in principe lid worden van de vereniging.

ARTIKEL 4

Wanneer het lidmaatschap in de loop van het jaar hetzij door opzegging, hetzij door royement wordt beëindigd, blijft de jaarlijkse contributie voor het gehele jaar verschuldigd.

RECHTEN

ARTIKEL 5

Werkende- en eventuele ereleden hebben het recht beschikbare stamboominformatie op te vragen bij de genealogen van de vereniging volgens door het bestuur vast te stellen regels.
Alle leden en adverteerders hebben het recht op toezending van het verenigingorgaan.
Alle categorieën leden hebben toegang tot de vergaderingen en bijeenkomsten der vereniging.

BESTUUR

ARTIKEL 6

De bestuursleden worden steeds in functie gekozen voor een tijdsduur van 3 jaar met dien verstande dat zij hun plaats beschikbaar kunnen stellen om kandidaat te zijn bij verkiezing voor een andere functie in het bestuur. Zij zijn terstond herbenoembaar
In opeenvolgende jaren treden af,in het eerste jaar: voorzitter. en een lid. voor het eerst in 2001.
In het volgend jaar: de secretaris en een eventueel tweede lid.
In het daarop volgend jaar: de penningmeester en vice-voorzitter
De voorzitter van het bestuur wordt door de ledenvergadering in functie gekozen. De overige bestuursleden verdelen onderling de de functies van vice-voorzitter, secretaris, penningmeester en lid/leden.
Bij een tussentijdse vacature is het bestuur gerechtigd om aan te vullen tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Stemgerechtigde leden kunnen zich uiterlijk tot het begin van de algemene ledenvergadering kandidaat stellen voor vacante bestuursfuncties.
Ieder bestuurslid heeft één stem in de bestuursvergadering.
Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts:
1. door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging;
2. door bedanken.

TAKEN BESTUUR

ARTIKEL 7

Het bestuur houdt zich aan de door de algemene ledenvergadering aanvaarde plannen en beleidslijnen.

ARTIKEL 8

Het bestuur komt zo vaak bijeen als voor een goede uitoefening van de taken nodig is. Bijwonen van een bestuursvergadering is mogelijk in overleg met het bestuur. Het betreffende lid heeft geen stemrecht en kan recht van spreken worden verleend.

ARTIKEL 9

Het bestuur kan een deel van haar taken doen uitvoeren door een daartoe in het leven geroepen bestuurs commissie. Deze commissie is direct verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Het bestuur meldt de instelling en de taakomschrijving van een bestuurs kommissie op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.

ARTIKEL 10

Besluiten genomen door het bestuur tijdens een bestuursvergadering die een deel van de leden of alle leden aangaan zullen aan de betrokkenen – bij voorkeur via het verenigingsorgaan – worden medegedeeld.

ARTIKEL 11

De voorzitter:

  • vertegenwoordigt samen met de secretaris of penningmeester de vereniging in en buiten rechte;
  • is betrokken bij elk onderwerp aangaande het beleid of de doelstelling van de vereniging;
  • bepaalt in overleg met de secretaris plaats, datum en agenda voor vergaderingen;
  • fungeert als gespreksleider bij vergaderingen.

ARTIKEL 12

De secretaris draagt zorg voor:

  • de correspondentie in overleg met de andere bestuursleden:
  • het archief van bestuurlijke verslagen en correspondentie;
  • de ledenadministratie;
  • de verslaglegging bij vergaderingen;
  • het jaarverslag en het vastleggen van het beleidsplan en legt deze ter goedkeuring voor aan de algemene ledenvergadering;
  • het bekendmaken van plaats, datum en agenda van vergaderingen aan betrokkenen.

ARTIKEL 13

De penningmeester:

  • beheert de financiële middelen van de vereniging;
  • stelt de kascommissie tijdig en in voldoende mate in de gelegenheid de boeken van de vereniging te onderzoeken;
  • stelt de jaarrekening en de begroting op, legt deze ter goedkeuring voor aan de algemene ledenvergadering;
  • stelt een declaratieregeling op die door het bestuur wordt vastgesteld.

ARTIKEL 14

De taken van bestuursleden die niet in een functie zijn benoemd, worden in onderling overleg door het bestuur zelf vastgesteld.

BESTUURSBENOEMINGEN

ARTIKEL 15

Kandidaten voor het bestuur kunnen worden gesteld door het bestuur of door tenminste drie leden. Kandidaatstelling door het bestuur dient, indien mogelijk, te worden opgenomen in de uitnodiging voor de desbetreffende ledenvergadering. Kandidaatstelling door de leden dient tenminste twee dagen voor de algemene ledenvergadering schriftelijk te zijn gemeld aan het bestuur. Bij afwezigheid van kandidaten kan staande de vergadering, met toestemming van de algemene ledenvergadering, alsnog gelegenheid worden gegeven tot kandidaatstelling.

SCHORSING EN ONTSLAG BESTUURSLEDEN

ARTIKEL 16

Het bestuur is bevoegd één of meer van zijn leden te schorsen of uit die functie te ontslaan, wanneer dat lid of die leden de bestuurstaak niet of op schadelijke wijze voor de vereniging vervult of vervullen. Het besluit dient terstond, schriftelijk en met redenen omkleed aan betrokkene en aan de leden te worden meegedeeld. Het betrokken bestuurslid kan bij de algemene ledenvergadering in beroep gaan. Bestuursleden kunnen door de algemene vergadering worden geschorst en ontslagen. Een desbetreffend besluit kan slechts worden genomen op de wijze als in artikel 33 voor wijziging van dit reglement is bepaald en niet dan nadat het betrokken bestuurslid in de gelegenheid is gesteld zich te verdedigen.

BESTUURSVERGADERINGEN

ARTIKEL 17

Bestuursvergaderingen worden belegd, zo dikwijls dit de voorzitter of twee bestuursleden nodig oordelen. De bestuursleden worden door de secretaris bijeen geroepen, onder mededeling der te behandelen punten. Indien de secretaris nalatig mocht blijken, kan ieder bestuurslid de vergadering beleggen.

FINANCIËN

ARTIKEL 18

De contributie wordt bij de behandeling van de begroting vastgesteld door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur. De contributie of bijdrage dient vóór 1 maart van het lopende jaar te zijn voldaan.

Aanmelding.:
a. Bij aanmelding tot het lidmaatschap dient de contributie en de bijdrage over het lopende jaar te worden voldaan.
b. Indien de aanmelding plaats vindt tussen 1 september en 1 december, behoeft slechts 50% van de jaarlijkse contributie te worden betaald, mits geen aanspraak wordt gemaakt op reeds verschenen nummers van het familiebulletin van dat jaar.
c. Aanmelding na 1 december wordt beschouwd als bedoeld voor het volgende kalenderjaar.
Het bestuur is bevoegd bij uitzondering aan leden vermindering of kwijtschelding van de contributie voor het lopende jaar te verlenen.
Indien het lidmaatschap niet uiterlijk 4 weken voor het einde van het contributiejaar schriftelijk is opgezegd, blijft de gestelde contributie over het volgende verenigingsjaar verschuldigd.

ARTIKEL 19

Schenkingen onder bezwarende voorwaarden kunnen slechts krachtens uitdrukkelijk besluit van het bestuur worden aanvaard. Bij schenkingen wordt bepaald dat het beheer bij de vereniging dient te berusten, hetgeen echter uitsluitend kan geschieden onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

ARTIKEL 20

Bij ernstige overschrijding van enige post op de begroting van de vereniging dient een suppletore begroting te worden voorgelegd aan en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. Voor belangrijke uitgaven die niet zijn opgenomen in de begroting van de vereniging, dient een suppletore begroting te worden voorgelegd aan en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. Voor uitgaven van werkgroepen, die het totaal van een goedgekeurde begroting met meer dan 10% overschrijden, dient een suppletore begroting te worden voorgelegd aan en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. Uitgaven van werkgroepen/commissies, die het totaal van een goedgekeurde begroting met minder dan 10% overschrijden, behoeven de goedkeuring van de penningmeester van de vereniging.

ARTIKEL 21

Indien een begroting over het lopende jaar nog niet is vastgesteld, kunnen uitgaven worden gedaan, mits deze uitgaven van de overeenkomstige periode van het vorige jaar niet te boven gaan.

WERKGROEPEN/COMMISSIES

ARTIKEL 22

Binnen de vereniging kunnen werkgroepen worden gevormd die tot doel hebben het verrichten van genealogisch onderzoek en hetgeen daaraan verwant is dan wel activiteiten te ontplooien ter realisatie van de doelstellingen van de vereniging. Werkgroepen kunnen worden ingesteld door:

  1. de Algemene Ledenvergadering
  2. het bestuur
  3. door een of meer individuele leden

Van een door het bestuur ingestelde werkgroep zullen ook niet-leden van de vereniging deel kunnen uitmaken. In bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, zullen niet-leden van de vereniging eveneens deel kunnen uitmaken van een werkgroep die is ingesteld door individuele leden van de vereniging. De instelling van een werkgroep door individuele leden dient te worden aangemeld bij het bestuur; slechts na sanctionering door dit bestuur ontstaat de status van werkgroep van de vereniging. Op de begroting van de vereniging kunnen bedragen worden geplaatst ten behoeve van werkgroepen, mits deze voldoen aan de volgende voorwaarden:

  1. zij dienen door het bestuur te zijn ingesteld, dan wel,
  2. door het bestuur te zijn gesanctioneerd en te bestaan uit leden van de vereniging.

Van iedere commissie van blijvende aard moet één lid een bestuurslid zijn. Hij(/zij) kan zich laten vervangen door een ander lid uit de commissie. Er is bovendien een kascommissie tot nazien van de financiële administratie en controle van de kas. Deze bestaat minimaal uit twee leden van de vereniging, zijnde geen bestuursleden. De commissieleden worden voor twee jaar gekozen, waarbij zo mogelijk om het andere jaar één der leden aftredend is.

ARTIKEL 23

De werkgroepen die tot doel hebben genealogisch onderzoek te verrichten en hetgeen daaraan verwant is, zijn verplicht:

  • een duidelijke omschrijving van de aard van hun onderzoek te geven;
  • inlichtingen te verstrekken aan individuele leden uit het reeds gedane onderzoek;
  • conceptpublicaties in eerste instantie ter publicatie aan te bieden aan de vereniging;
  • verslagen van hun werkzaamheden uit te brengen aan het bestuur dat de werkgroep instelde c.q. sanctioneerde.

ARTIKEL 24

Alle door een werkgroep opgebouwde en/of samengestelde verzamelingen en informatiebronnen behoren toe aan de vereniging behoudens afwijkende schriftelijke overeenkomst met de vereniging.

ALGEMENE LEDENVERGADERING

ARTIKEL 25

Tenminste eenmaal per jaar wordt een ledenvergadering gehouden, zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten. In dit huishoudelijk reglement worden deze ledenvergaderingen aangeduid als algemene ledenvergadering. De algemene ledenvergadering wordt overigens zo vaak bijeengeroepen als het bestuur of één-derde van de leden dit nodig achten. Indien de leden een algemene ledenvergadering nodig achten, is het bestuur verplicht deze binnen zestig dagen te houden. Indien het bestuur in zijn geheel aftreedt en er niet direct een nieuw bestuur kan optreden moet er binnen zestig dagen een algemene ledenvergadering worden gehouden, die wordt bijeengeroepen door het afgetreden bestuur of door vijf daartoe aangezochte leden.

ARTIKEL 26

De algemene ledenvergadering is in principe openbaar, tenzij de algemene ledenvergadering anders beslist.
Elk lid kan een introducé uitnodigen, mits deze de beslotenheid van de vergadering niet schaadt.
Door of in overleg met het bestuur kunnen derden worden uitgenodigd.

ARTIKEL 27

De voorzitter van de vergadering dan wel de algemene ledenvergadering kan niet-leden het recht van spreken verlenen.

STEMMEN EN BESLUITVORMING

ARTIKEL 28

Bij aanvang van de algemene ledenvergadering benoemt de ledenvergadering een stembureau, dat tot taak heeft:

  • vaststelling van het aantal stemgerechtigde leden;
  • verificatie van de door de leden uit te brengen stemmen;
  • vaststelling van de uitslag van de stemmingen.

ARTIKEL 29

Het stembureau bestaat uit drie leden en wordt bij voorkeur als volgt samengesteld:

  • een lid van het bestuur:
  • twee leden.

ARTIKEL 30

Op alle vergaderingen worden besluiten genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen der aanwezige stemgerechtigde leden. Ter bepaling van het aantal uitgebrachte geldige stemmen wordt het aantal blanco en ongeldige stemmen afgetrokken van het aantal uitgebrachte stemmen. Beslissingen over zaken kunnen ook worden genomen bij acclamatie, wanneer geen der aanwezigen stemming verlangt, uitgezonderd in de gevallen bedoeld in artikel 15 der statuten en artikel 23 van dit reglement. Over zaken wordt mondeling gestemd.
Bij staking van stemmen wordt een voorstel geacht te zijn verworpen. Over personen wordt schriftelijk met gesloten briefjes gestemd. Voor iedere te vervullen functie in het bestuur of commissie vindt een aparte stemming plaats tenzij er slechts één kandidaat zich beschikbaar heeft gesteld voor die bepaalde functie, in welk geval deze bij acclamatie kan worden gekozen. Als volgorde voor het kiezen van bestuursleden wordt de volgorde aangehouden zoals omschreven in artikel 9 van de statuten. Bij een stemming tussen meerdere kandidaten is diegene gekozen die het grootste aantal stemmen heeft gekregen.

Zijn er meerdere kandidaten met een gelijk hoogst aantal stemmen dan vindt tussen hen een herstemming plaats.
Behalen bij herstemming meerdere kandidaten opnieuw een gelijk aantal stemmen, dan wordt tussen hen door het lot beslist. .
Als ongeldig worden beschouwd:

  • stembriefjes die een persoon niet duidelijk aanwijzen;
  • stembriefjes met meer namen;
  • ondertekende stembriefjes.

ARTIKEL 31

Besluitname:

  • Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter, dat een besluit genomen Is, is beslissend.
  • Hetzelfde geldt voor de inhoud van het besluit, indien dit besluit niet uit een schriftelijk voorstel volgt.
  • Wordt echter onmiddellijk de juistheid van het besluit of haar inhoud betwist, dan volgt een nieuwe stemming over de op dat moment schriftelijk vast te leggen inhoud van het besluit.

NOTULEN

ARTIKEL 32

Van iedere vergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring moeten worden voorgelegd en al dan niet gewijzigd vastgesteld. In deze notulen moeten de genomen besluiten afzonderlijk worden opgenomen.

WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT

ARTIKEL 33

Wijzigingen in het huishoudelijk reglement geschieden op de wijze als in artikel 15 van de statuten staat geregeld voor wijzigingen in de statuten, echter behoeft van wijzigingen geen notariële akte te worden opgemaakt en behoeft nederlegging als in dat artikel bedoeld niet te geschieden.

SLOT- EN OVERGANGSBEPALING

ARTIKEL 34

Het bestuur kan, indien het zulks nodig oordeelt, afzonderlijke reglementen vaststellen en eventueel aan de goedkeuring der algemene vergadering onderwerpen. De bepalingen dezer reglementen mogen nooit in strijd zijn met de statuten of met dit huishoudelijk reglement en moeten aan dezelfde voorwaarden als deze voldoen. In gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur c.q. de algemene vergadering.

ARTIKEL 35

Dit huishoudelijk reglement is het laatst vastgesteld of gewijzigd op de algemene ledenvergadering van 6 oktober 2001. Bij wijziging van het huishoudelijk reglement wordt dit artikel overeenkomstig aangepast.